* دکتر مصطفی یحیایی

تصور کنید وارد دو دفتر کار متفاوت می‌شوید. اولی فضایی تاریک و شلوغ با مبلمان کهنه و هوایی سنگین دارد. دومی محیطی روشن، منظم و الهام‌بخش با طراحی مدرن است. کدام یک حس حرفه‌ای بودن و اعتماد را در شما ایجاد می‌کند؟ پاسخ واضح است. محیط فیزیکی کسب‌وکار شما نخستین و ماندگارترین تأثیر را بر مشتریان، شرکا و کارمندانتان می‌گذارد. 
تحقیقات دانشگاه هاروارد نشان می‌دهد 55% از برداشت اولیه افراد از یک کسب‌وکار بر اساس محیط فیزیکی آن شکل می‌گیرد. این یعنی دفتر کار شما تنها یک مکان برای انجام کارها نیست، بلکه ویترین برند شماست. وقتی مشتری یا سرمایه‌گذاری وارد دفتر شما می‌شود، ناخودآگاه به نظم، طراحی و امکانات فضای شما توجه می‌کند. همین جزئیات به او می‌گوید که با چه نوع کسب‌وکاری طرف است. شرکت‌های پیشروی جهان مانند گوگل و مایکروسافت میلیون‌ها دلار صرف طراحی دفاتر کار خود می‌کنند، نه از روی تجمل، بلکه به این دلیل که می‌دانند محیط کار تأثیر مستقیمی بر عملکرد کارکنان دارد. مطالعات مؤسسه گالوپ نشان می‌دهد کارمندانی در محیط‌های کاری الهام‌بخش فعالیت می‌کنند، 15% خلاق‌تر، 20% پر بازده‌تر و 50% کمتر به فکر ترک شغل هستند.
اما نکته کلیدی اینجاست که شما برای داشتن محیطی حرفه‌ای نیازی به هزینه‌های گزاف ندارید. بسیاری از استارت‌آپ‌های موفق با راهکارهای هوشمندانه این چالش را حل کرده‌اند. استفاده از فضاهای کار اشتراکی (Coworking Space) یکی از این راهکارهاست که علاوه بر کاهش هزینه‌ها، امکان شبکه‌سازی با سایر کسب‌وکارها را فراهم می‌کند. راهکار دیگر استفاده از دفتر مجازی است که برای کسب‌وکارهای آنلاین بسیار مناسب است.
 اگر تصمیم به اجاره یا خرید دفتر اختصاصی دارید، به این نکات توجه کنید: نور طبیعی را حتما در نظر بگیرید، چرا که مطالعات نشان داده کارمندانی که نزدیک پنجره کار می‌کنند تا 40% خواب بهتری دارند. از رنگ‌های آرامش‌بخش و گیاهان طبیعی برای ایجاد فضایی متمرکز و کم‌استرس استفاده کنید. حتی با بودجه محدود می‌توانید با انتخاب مبلمان دست‌دوم باکیفیت و رنگ‌آمیزی مناسب، فضایی حرفه‌ای ایجاد کنید. شرکت Airbnb در روزهای اولیه با انتخاب دفتری کوچک اما بسیار خلاقانه که فرهنگ مهمان‌نوازی را منعکس می‌کرد، توانست هم سرمایه‌گذاران را جذب کند و هم روحیه تیم خود را تقویت کند. این نشان می‌دهد که کلاس کاری شما به متراژ دفتر نیست، بلکه به هوشمندی در طراحی فضاست.
پس به یاد داشته باشید، دفتر کار شما آینه کسب ‌وکار شماست. این فضا داستان برندتان را روایت می‌کند. مطمئن شوید این داستان، داستانی الهام‌بخش و حرفه‌ای است. شما لزوما نیازی به دفتر گرانقیمت ندارید، اما به فضایی نیاز دارید که فرهنگ سازمانی و هویت برند شما را به درستی نمایش دهد.