* دکتر مهسا صالحی

برای یک کسب‌وکار جوان و نوپا، هیچ چیز خطرناک‌تر از این توهم نیست که تصور کند فعالیت زیاد با بهره‌وری بالا برابر است. بسیاری از تیم‌های تازه‌کار و استارتاپ‌ها در دام بزرگی گرفتار می‌شوند که به آرامی انرژی، زمان و سرمایه محدود آن‌ها را می‌بلعد: دام اعتیاد به جلسه. در دنیای پرسرعت امروز، جایی که چابکی و سرعت اجرا تعیین‌کننده بقاست، جمع شدن‌های مکرر در اتاق‌های کنفرانس یا تماس‌های ویدئویی طولانی، اغلب به جای حل مسئله، خود به یک مسئله تبدیل می‌شوند. این پدیده زمانی رخ می‌دهد که اعضای یک تیم، به جای روبرو شدن با واقعیت‌های تلخ و شیرین بازار و پذیرش ریسک اجرا، به محیط امن و بی‌خطر جلسات پناه می‌برند؛ محیطی که در آن همه مشغول بحث هستند و کسی مسئولیت نتیجه را بر عهده نمی‌گیرد.
روانشناسی پنهان در پس این رفتار سازمانی بسیار عمیق است. برای بسیاری از مدیران و کارکنان، جلسه یک منطقه امن روانی است. در یک جلسه دو ساعته، هیچ محصولی شکست نمی‌خورد، هیچ مشتری ناراضی نمی‌شود و هیچ فروشی از دست نمی‌رود. همه فقط در حال تبادل نظر، نشان دادن نمودارهای رنگارنگ و استفاده از کلمات تخصصی و پیچیده هستند. این دقیقاً همان مکانیزمی است که حس کاذب مفید بودن را به افراد تزریق می‌کند. فرد پس از خروج از جلسه احساس خستگی مفرط و در عین حال رضایت شغلی دارد، چرا که باور دارد ساعاتی سخت کار کرده است. اما اگر از او بپرسید ، دقیقاً چه خروجی ملموسی به ارزش شرکت اضافه شده است، اغلب با سکوتی سنگین مواجه خواهید شد. این همان توهم بهره‌وری است که در آن، حرکت با پیشرفت اشتباه گرفته می‌شود. برای یک کسب‌وکار جوان، این رویکرد یک سم مهلک محسوب می‌شود. شرکت‌های نوپا با محدودیت شدید در سه منبع حیاتی روبرو هستند: زمان، پول و انرژی انسانی. هر ساعتی که در یک جلسه غیرضروری سپری می‌شود، ساعتی است که از توسعه محصول، بازاریابی هدفمند، ارتباط با مشتری یا حتی استراحت و بازیابی انرژی تیم دزدیده شده است. این مفهوم در اقتصاد، هزینه فرصت نامیده می‌شود. در ترازنامه‌های مالی استارتاپ‌ها، این هزینه‌ها دیده نمی‌شوند، اما تأثیر مخرب آن‌ها بر روی رشد کسب‌وکار غیرقابل انکار است. در حالی که تیم شما در حال بحث درباره جزئیات یک ویژگی در محصول است، رقیب چابک‌تر شما آن ویژگی را در نسخه ساده‌تر پیاده‌سازی کرده و به بازار عرضه کرده است. در دنیای کسب‌وکار، سرعت یادگیری و تطبیق با بازار، تنها مزیت رقابتی پایدار برای شرکت‌های کوچک است و جلسات بی‌پایان، دشمن شماره یک این سرعت هستند. بزرگ‌ترین آسیبی که فرهنگ جلسه‌محوری به یک کسب‌وکار جوان وارد می‌کند، تغییر معیارهای موفقیت از نتیجه به فعالیت است. وقتی ساختار سازمانی به سمت جلسات مکرر حرکت می‌کند، به تدریج افرادی که در جلسات حضور فعال‌تری دارند، بیشتر صحبت می‌کنند و روابط سیاسی بهتری با مدیران برقرار می‌کنند، به عنوان افراد موفق شناخته می‌شوند. در مقابل، افرادی که در سکوت مشغول کدنویسی، بستن قرارداد فروش یا حل مشکلات پیچیده مشتریان هستند، ممکن است دیده نشوند. اینجاست که فرهنگ سازمانی مسموم می‌شود.  بسیاری از مدیران جوان، تحت تأثیر ساختارهای سنتی و بوروکراتیک، گمان می‌کنند که برگزاری جلسات مکرر نشانه‌ای از مدیریت قوی و نظارت دقیق است. آن‌ها تصور می‌کنند اگر تیم را به طور مداوم در جلسات کنار هم نگه دارند، هماهنگی بیشتری ایجاد می‌شود. اما واقعیت این است که هماهنگی واقعی از دل شفافیت در اهداف، تعریف دقیق وظایف و ابزارهای ارتباطی مناسب بیرون می‌آید، نه از نشستن اجباری چند نفر در یک اتاق. در حقیقت، جلسات طولانی و بی‌برنامه، اغلب نشانه‌ای از ضعف در سیستم‌های ارتباطی و عدم شفافیت در ساختار تصمیم‌گیری است. وقتی اهداف مبهم باشند و مسئولیت‌ها به درستی تقسیم نشده باشند، افراد به جلسه پناه می‌برند تا شاید در میان انبوهی از کلمات، تکلیف خود را پیدا کنند.
راه نجات از این چرخه مخرب چیست؟ اولین و مهم‌ترین گام، بازتعریف معیارهای سنجش موفقیت در تیم است. در یک کسب‌وکار جوان، هیچ‌کس نباید به خاطر حضور در جلسات زیاد پاداش بگیرد. سیستم ارزیابی عملکرد باید کاملاً بر اساس خروجی‌های ملموس و قابل اندازه‌گیری بنا شود.  گام دوم، حرکت به سمت ارتباطات ناهمزمان است. فناوری‌های مدرن امروزی، ابزارهای بی‌شماری را در اختیار تیم‌های کوچک قرار داده‌اند تا بدون نیاز به جمع شدن در یک زمان مشخص، با یکدیگر هماهنگ شوند. به جای برگزاری یک جلسه یک ساعته برای به‌روزرسانی وضعیت پروژه، می‌توان از یک گزارش مکتوب جامع، یک پیام صوتی یا یک ویدئوی کوتاه ضبط ‌شده استفاده کرد. این روش نه تنها زمان با ارزش اعضا را آزاد می‌کند، بلکه به آن‌ها اجازه می‌دهد در زمان مناسب خود و با تمرکز کامل به اطلاعات پاسخ دهند. جلسات باید به موارد خاص، بحرانی و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک محدود شوند. اگر یک جلسه با یک دستور کار مشخص و زمان‌بندی دقیق آغاز نشود، قطعاً به یک باتلاق زمانی تبدیل خواهد شد که هیچ خروجی مثبتی برای کسب‌وکار ندارد. گام سوم و شاید کلیدی‌ترین راهکار، پرورش فرهنگ تصمیم‌گیری و اجرا است. در پایان هر جلسه، باید دقیقاً مشخص باشد که چه تصمیمی گرفته شده، چه کسی مسئول اجرای آن است و مهلت انجام آن چه زمانی است. اگر جلسه‌ای بدون این سه مؤلفه به پایان برسد، آن جلسه یک شکست کامل بوده است، حتی اگر همه اعضا از آن لذت برده باشند. مدیران کسب‌وکارهای جوان باید بدانند که ریسک‌پذیری و تصمیم‌گیری سریع، حتی اگر منجر به اشتباه شود، بسیار ارزشمندتر از بی‌عملی و تعلیق تصمیم‌ها در جلسات بی‌پایان است. اشتباه کردن بخشی جدایی‌ناپذیر از فرآیند یادگیری در استارتاپ‌هاست، اما تلف کردن زمان در جلسات، فرصت یادگیری و جبران اشتباه را از بین می‌برد. فرهنگ سازمانی باید به گونه‌ای باشد که سرعت عمل و پذیرش مسئولیت، بالاترین ارزش را داشته باشد. باید درک کرد که جلسه فقط یک ابزار است، نه یک هدف. جلسه زمانی مفید است که مانع از پیشرفت کار شده باشد و نیاز به همفکری فوری و چهره به چهره وجود داشته باشد. برای یک کسب‌وکار جوان، زمان گرانبهاترین دارایی است. هر دقیقه‌ای که در جلسات بی‌ثمر تلف می‌شود، فرصتی است که رقبا از آن استفاده می‌کنند تا جلوتر بیفتند. مدیران جوان نباید اجازه دهند که فرهنگ سازمانی‌شان به سمت نمایش و ظاهرسازی حرکت کند. آن‌ها باید الگوی عملی برای تیم خود باشند؛ به جای نشستن در اتاق‌های جلسه و صحبت کردن درباره کار، باید آستین‌ها را بالا بزنند و در کنار تیم خود کار کنند. تنها در این صورت است که می‌توانند کسب‌وکاری بسازند که بر پایه‌های محکم اجرا و نتیجه‌گرایی بنا شده است. یک کسب‌وکار جوان موفق، جایی نیست که در آن جلسات بی‌پایان برگزار می‌شود، بلکه جایی است که در آن افراد مشغول ساختن، فروختن و حل کردن مشکلات واقعی مشتریان هستند. باید از خود بپرسیم که آیا امروز واقعاً کار مفیدی انجام داده‌ایم یا فقط درگیر وانمود کردن به کار مفید بوده‌ایم؟ پاسخ به این سئوال، مسیر آینده کسب‌وکار ما را تعیین خواهد کرد.